Thuê thợ vô tiệm nail: chủ tiệm phải làm những gì

Ngày bạn trả lương cho người đầu tiên, bạn đổi vai. Trước đó bạn là thợ, hoặc là chủ làm một mình. Từ lúc đó bạn là chủ lao động: giữ thuế trên lương của người ta, nộp số tiền đó đúng ngày, mua bảo hiểm tai nạn lao động theo luật tiểu bang, và giữ hồ sơ nhiều năm.

Bài này đi theo thứ tự thời gian: trước khi thuê, ngày đầu, mỗi kỳ lương, mỗi quý, cuối năm. Nếu bạn còn đang xin giấy phép cho cái tiệm, đọc mở tiệm nail cần giấy phép gì trước.

Trước khi thuê: xin mã số thuế EIN#

EIN là mã số thuế của cơ sở kinh doanh, giống số an sinh xã hội nhưng dành cho cái tiệm. IRS liệt kê "thuê nhân viên" là một trong những lý do phải có EIN. Ba điều lấy từ trang xin EIN của IRS:

• Miễn phí. IRS ghi thẳng: "Coi chừng các trang mạng thu tiền cấp EIN. Bạn không bao giờ phải trả lệ phí để có EIN." Nhiều trang trông rất giống trang chính phủ và thu vài chục đô la cho việc bạn tự làm được.
• Có ngay, nếu nộp trực tuyến và được chấp thuận.
• Một ngày một số. IRS chỉ cấp một EIN cho mỗi người chịu trách nhiệm mỗi ngày, và hệ thống không mở suốt ngày đêm.

Ngày đầu: bốn việc giấy tờ#

Bốn việc này xong trước kỳ lương đầu tiên, không phải sau.

Mẫu I-9, xác minh quyền làm việc#

IRS ghi: "Tất cả chủ lao động ở Hoa Kỳ phải hoàn tất đúng mẫu I-9 cho mọi cá nhân họ thuê để làm việc tại Hoa Kỳ." Mẫu này giữ trong hồ sơ của tiệm, không gửi đi đâu. Nhưng giữ ở tiệm không có nghĩa là chuyện riêng của tiệm: chính phủ có quyền tới kiểm tra hồ sơ I-9, giấy báo trước có khi rất ngắn, nên bìa hồ sơ phải đúng vào một ngày thường, chứ không phải đúng sau khi bạn có cả tuần chuẩn bị.

Ba điều bạn không được làm khi điền mẫu này, và cả ba là để bảo vệ người thợ trước bạn:

• Không được chỉ định người mới phải mang giấy nào. Người thợ tự chọn trong danh sách giấy tờ được chấp nhận; bạn đòi đúng một loại giấy là đã sai luật.
• Không được từ chối giấy tờ trông hợp lệ và đúng là của người đang đứng trước mặt bạn, cũng không được đòi thêm giấy ngoài những giấy đó.
• Không được bắt kiểm tra lại sớm hay bắt làm lại mẫu I-9 chỉ vì trong bụng bạn bắt đầu nghi ngờ người ta.

Mỗi điều đó tự nó đã là vi phạm, và người hay bị đối xử như vậy nhất lại chính là người nhập cư có đủ quyền làm việc, chỉ nói tiếng Anh còn giọng.

Mẫu W-4, để biết giữ bao nhiêu thuế thu nhập#

IRS nói hãy xin mọi người mới ký mẫu W-4 ngay khi bắt đầu làm. Nếu họ không đưa mẫu W-4 đã điền, IRS hướng dẫn giữ thuế như thể người đó khai độc thân.

Số an sinh xã hội, và ITIN không thay thế được#

IRS ghi bạn bắt buộc phải lấy tên và số an sinh xã hội của từng nhân viên để điền vào mẫu W-2, và nói rõ chủ không được nhận ITIN thay cho số an sinh xã hội. Nói thẳng ra cho đỡ vòng vo: ITIN là số để đóng thuế, không phải giấy cho phép đi làm, và không có mẫu đơn nào biến ITIN thành quyền làm việc. Nếu người thợ không có giấy tờ chứng minh nhân thân và quyền làm việc để điền mẫu I-9, thì bạn không được phép thuê người đó, và đường thật sự chỉ có hai: không nhận, hoặc chấm dứt công việc nếu đã lỡ nhận. Bối cảnh nằm ở bài số an sinh xã hội và ITIN.

Luật còn có chiều ngược lại, và đây mới là chiều chủ tiệm hay phạm. Bạn không được đuổi việc, không được đòi thêm giấy hay đòi giấy khác, không được bắt làm lại hồ sơ, chỉ vì bạn nghi về tình trạng di trú của người ta, vì giọng nói, vì cái tên hay vì họ sinh ra ở đâu. Hành động theo một mối nghi tự nó đã là vi phạm, kể cả khi sau này hóa ra bạn nghi đúng. Làm theo giấy tờ và theo thư của cơ quan gửi đúng tên tiệm bạn, đừng làm theo cảm giác về một con người.

Báo người mới thuê, trong vòng 20 ngày#

Nhiều chủ tiệm chưa từng nghe việc này. Văn phòng Cấp dưỡng Con cái liên bang ghi: "Luật liên bang buộc chủ lao động báo thông tin cơ bản về nhân viên mới và nhân viên được thuê lại trong vòng 20 ngày kể từ ngày thuê, cho tiểu bang nơi nhân viên mới làm việc. Một số tiểu bang đòi sớm hơn." Bảy thông tin phải báo: tên, địa chỉ và số an sinh xã hội của người thợ; ngày bắt đầu làm có trả lương; tên, địa chỉ và EIN của tiệm.

Biết mình đang nộp cái gì cũng là quyền của bạn. Cũng trang đó ghi thông tin này chạy vào danh bạ người mới tuyển toàn quốc (National Directory of New Hires), là nơi các cơ quan cấp dưỡng nuôi con dùng để tìm ra một người cha hoặc người mẹ đang trốn. Đó đúng là bộ máy mà bài cấp dưỡng nuôi con mô tả từ phía bên kia: lệnh cấp dưỡng tìm ra phiếu lương chính nhờ tờ báo này. Nó không phải hồ sơ di trú, và cả bạn lẫn người thợ đều nên biết vậy.

Mỗi kỳ lương: bạn giữ phần nào, bạn đóng phần nào#

Đây là chỗ hay lẫn nhất. Có khoản bạn giữ lại từ lương người thợ, có khoản bạn đóng thêm từ tiền của tiệm.

Giữ từ lương người thợ:

• Thuế thu nhập liên bang, tính theo mẫu W-4 của người đó
• 6,2% thuế an sinh xã hội
• 1,45% thuế Medicare
• Thêm 0,9% thuế Medicare bổ sung trên phần lương vượt 200.000 đô la trong một năm dương lịch

Đóng từ tiền của tiệm:

• 6,2% thuế an sinh xã hội, đúng bằng phần của người thợ
• 1,45% thuế Medicare, đúng bằng phần của người thợ
• Thuế thất nghiệp liên bang FUTA

Tỷ lệ lấy từ Mục 751 của IRS: "Tỷ lệ thuế an sinh xã hội hiện nay là 6,2% cho chủ và 6,2% cho nhân viên, tổng cộng 12,4%", Medicare 1,45% mỗi bên. An sinh xã hội có mức lương trần, năm 2026 là 184.500 đô la, và cho năm 2027 Sở An sinh Xã hội (SSA) đã công bố 192.300 đô la; Medicare không có trần. Với khoản 0,9% bổ sung, IRS nói rõ chủ không đóng phần đối ứng, nên bạn vẫn phải giữ 0,9% đó từ lương nhân viên, chỉ là không nhân đôi nó.

FUTA khác hẳn. IRS ghi "Bạn trả thuế FUTA chỉ từ quỹ của chính bạn. Nhân viên không trả thuế này và không bị giữ thuế này trên lương." Tỷ lệ là 6,0% trên 7.000 đô la lương đầu tiên của mỗi nhân viên trong năm, và có một khoản tín thuế tới 5,4% trừ vào đó, kéo tỷ lệ thật xuống còn 0,6%.

Khoản trừ đó không tự nhiên mà có, và đây là chỗ tiệm mới mất tiền oan. Mục 759: "You're entitled to the maximum credit if you paid your state unemployment taxes in full, by the due date of your Form 940, and on all the same wages as are subject to FUTA tax and the state isn't determined to be a credit reduction state." Ba điều kiện, và điều kiện đầu tiên đã mặc định là bạn có ghi danh với tiểu bang. Hướng dẫn mẫu 940 còn đặt ngày: tiền của tiểu bang phải vào trước ngày 2 tháng 2 (hoặc ngày 10 tháng 2, nếu đó là hạn nộp 940 của bạn), "regardless of whether state law defers the payment of taxes due until after this date", kể cả khi luật tiểu bang cho khất. Trễ là trả 6,0% thay vì 0,6%, tức 420 đô la thay vì 42 đô la trên mức 7.000 đô la của một nhân viên.

Mức lương sàn và giờ phụ trội đứng trước hết mọi khoản thuế ở trên#

Cả trang này tới đây là chuyện thuế, mà thuế không phải là con số lớn nhất một người chủ có thể làm sai. Lương và giờ mới là. Bộ Lao động có hẳn một tờ rơi cho đúng nghề này, và câu đầu tiên nói với người thợ là "As a nail salon worker you have the right to be paid full and fair wages for all hours you work."

Chỗ làm tiệm nail vấp là ở đây: cách bạn tính lương không đổi được số bạn nợ. Cũng tờ đó: "Even if you are paid by the day or at a piece rate, your total wages must amount to at least the federal minimum wage for each hour worked." Trả theo ngày hay theo đầu việc thì tổng lương vẫn phải đạt tối thiểu cho từng giờ đã làm. Còn giờ phụ trội: "Generally, you must be paid 1-1/2 times your regular rate of pay after 40 hours of work in a seven-day workweek."

Vậy 120 đô la một ngày, hay ăn chia 60% mỗi dịch vụ, chỉ là cách tính tiền, không phải cách thoát khỏi mức sàn. Quy định nói rõ cho từng kiểu:

• Trả theo ngày, 29 CFR 778.112: mức lương giờ chuẩn là tổng tiền cả tuần chia cho số giờ thật sự làm, và "He is then entitled to extra half-time pay at this rate for all hours worked in excess of 40 in the workweek", phần vượt 40 giờ còn được trả thêm nửa mức đó.
• Ăn chia hoa hồng, 29 CFR 778.117: hoa hồng "are payments for hours worked and must be included in the regular rate", là tiền công cho giờ đã làm và phải tính vào mức lương giờ chuẩn, tính kiểu nào và trả kèm gì cũng vậy.

Giờ làm được tính dù bạn có kêu làm hay không: "You must be paid for all work performed whether or not the employer approves the work in advance. This includes time spent in training, traveling from site to site during the day, and any work performed 'off the clock.'" Thời gian huấn luyện, di chuyển giữa các chỗ trong ngày, và mọi việc làm ngoài giờ chấm công đều tính. Và tờ rơi nêu luôn nghĩa vụ khiến mọi thứ trên đây chứng minh được: "Employers are required to keep accurate records of all their employees' daily and weekly hours worked and wages paid."

Toàn bộ quy định phía người thợ, gồm tuần làm việc tính ra sao và mức lương giờ chuẩn tính thế nào, nằm ở bài tiền lương và giờ làm thêm. Đọc nó bằng con mắt người chủ: đó là trang mà người thợ sẽ được đưa cho, nếu chuyện này có ngày đổ bể.

Tiền tip: phần lương mà mọi quy định trên đây tính chưa đủ#

Trong tiệm nail, tip thường là phần lớn của thu nhập, và một khi có tip thì mọi con số ở trên đổi hết. IRS coi tip là lương: nhân viên báo cho bạn, bạn giữ thuế trên đó, và bạn đóng phần chủ của Social Security với Medicare trên đó y như trên tiền lương thường.

Nhân viên phải báo tip cho bạn, hạn ngày 10#

Ấn phẩm 15 (bản 2026) đặt luật rõ: "Your employee must report cash tips to you by the 10th of the month after the month the tips are received." Tip tiền mặt ở đây gồm tiền mặt, chi phiếu, thẻ debit và thẻ credit, gồm cả tiền tip khách trả bằng thẻ mà bạn đưa lại cho thợ, và cả tiền chia tip giữa thợ với nhau. Tháng nào một người được dưới 20 đô la thì tháng đó khỏi báo.

Mẫu 4070 mà nhiều người còn nhắc thì không còn là mẫu hiện hành. Ấn phẩm 531 ghi thẳng: "Form 4070 and Form 4070A are historical." Không có mẫu bắt buộc nào thay nó, nhưng tiệm nào đang dùng sổ 4070A thì đừng bỏ: cũng ấn phẩm đó nói các bản cũ "are still available on the Prior Year Forms and Instructions page", và vẫn dùng tốt. Nếu bạn không lập sẵn cách báo tip, nhân viên phải đưa bạn một tờ giấy có ký tên và ghi ngày, trong đó có tên, địa chỉ và số SSN của họ, tên và địa chỉ của bạn, tháng và năm tờ giấy đó tính (hoặc ngày bắt đầu và ngày kết thúc, nếu tờ đó tính khoảng ngắn hơn một tháng), và tổng số tip trong khoảng đó.

Giữ thuế trên tip, và thứ tự khi lương không đủ để trừ#

Điểm quyết định ngày nộp tiền: "Tips are considered to be paid at the time the employee reports them to you." Tip được coi là đã trả vào lúc nhân viên báo, không phải lúc khách để tiền lại, nên đồng hồ nộp thuế chạy từ ngày báo.

Chuyện hay xảy ra ở tiệm nail là lương giờ quá nhỏ so với tip, trừ không đủ thuế. Ấn phẩm 15 có quy tắc thứ tự cho đúng tình huống đó: giữ thuế trên tiền lương thường trước, rồi tới Social Security và Medicare trên tip, cuối cùng mới tới thuế thu nhập trên tip. Và nếu tới ngày 10 của tháng sau mà vẫn không đủ tiền của nhân viên để trừ, "you no longer have to collect it", bạn hết trách nhiệm thu phần đó. Phần thu không được ghi vào ô 12 của W-2, mã "A" cho Social Security và mã "B" cho Medicare, kèm một khoản điều chỉnh âm ở dòng 9 của mẫu 941.

Tiền tip mà nhân viên báo cho bạn bằng giấy trắng mực đen, từ 20 đô la một tháng trở lên, còn chịu cả thuế thất nghiệp liên bang FUTA.

Tín thuế 45B: từ năm thuế 2025 tiệm nail mới được hưởng#

Đây là chỗ đáng tiền nhất trong cả trang này, và hầu như không chủ tiệm nào biết. Phần Social Security và Medicare mà chủ đóng trên tiền tip có thể xin lại một phần bằng mẫu 8846. Trước đây tín thuế này chỉ dành cho nhà hàng. Mẫu 8846 nay ghi ở mục What's New: "For tax years beginning after 2024, the tax credit was extended to certain beauty service businesses."

Mục Who Should File của mẫu kể tên rõ ràng, trong đó có "barbering and hair care, nail care, esthetics, or body and spa treatment services, if tipping of employees for providing such services is customary." Tiệm nail nằm trong đó. Cách tính trên mẫu là lấy số tip đủ điều kiện nhân 7,65%, và chính chữ "đủ điều kiện" quyết định bạn lấy lại được bao nhiêu. Hướng dẫn của mẫu ghi rằng cơ sở dịch vụ làm đẹp "cannot claim the credit for taxes on any tips that are used to meet the federal minimum wage rate currently in effect, of $7.25 an hour", nghĩa là số tip đã báo phải trừ đi, tính theo từng người từng tháng, phần chênh giữa mức 7,25 đô la một giờ cho số giờ đã làm và tiền lương mặt (không kể tip) bạn thật sự trả. Mặt kia là tin mừng: "If you pay these tipped employees wages (excluding tips) equal to or more than $7.25 an hour, enter zero on line 2", trả từ 7,25 đô la một giờ trở lên bằng tiền mặt thì khỏi trừ gì hết, cả số tip đã báo đều được tính. Lưu ý mức sàn của ngành làm đẹp là 7,25 đô la, không phải 5,15 đô la như nhà hàng, nên đừng lấy thí dụ của nhà hàng ra áp.

Nếu bạn đã trả lương và đóng thuế trên tip cho năm thuế 2025, hỏi người khai thuế của bạn về mẫu 8846 trước khi nộp. Mà nếu tờ khai đó nộp rồi thì cũng chưa mất: mẫu ghi bạn "can claim or elect not to claim the credit any time within 3 years from the due date of your return on either your original return or on an amended return", tức là khai bổ sung trong vòng 3 năm kể từ hạn nộp vẫn được.

"No tax on tips" không làm nhẹ thuế FICA của bạn#

Luật P.L. 119-21 cho nhân viên và cả người tự làm chủ trừ tới 25.000 đô la tiền tip đủ điều kiện khi khai thuế thu nhập, cho các năm thuế từ sau 2024 tới trước 2029. IRS nói thêm là khoản trừ này "phases out if your modified adjusted gross income is over $150,000; $300,000 for joint filers", giảm dần khi thu nhập điều chỉnh vượt 150.000 đô la, hay 300.000 đô la nếu khai chung. Hai chỗ chủ tiệm hay hiểu sai:

• Khoản đó là của nhân viên, trừ trên thuế thu nhập của họ. Ấn phẩm 15 nói thẳng phần còn lại: "Tips are still generally subject to both the employer share and employee share of social security tax and Medicare tax if the tips received are $20 or more per month." Phần bạn đóng không đổi.
• Phí dịch vụ bắt buộc không phải là tip. "Mandatory service charges added to the bill are not qualified tips." Khoản phụ thu bạn tự cộng vào hóa đơn là lương, không phải tip, cho cả thuế lẫn khoản trừ này.

Nhân viên nào nộp cho bạn tờ W-4 mới để tính lại tiền giữ theo khoản trừ đó thì bạn phải dùng tờ mới.

Lương tối thiểu và tip credit: ở tám nơi thì không có chuyện đó#

Luật liên bang cho chủ trả tiền mặt thấp tới 2,13 đô la một giờ và tính tip bù vào, tối đa 5,12 đô la, miễn sao tiền mặt cộng tip đủ mức tối thiểu liên bang. Còn một điều kiện thứ hai nữa, và bỏ sót nó tốn hơn nhiều. Trước khi dùng tip credit, bạn phải nói cho người thợ biết mức lương mặt, mức tip credit bạn tính, rằng tip credit không được vượt số tip họ thật sự nhận, và rằng họ giữ hết tiền tip của mình trừ phần vào quỹ tip hợp lệ. Bộ Lao động nói thẳng chuyện gì xảy ra nếu không: "An employer that fails to provide the required information cannot take the section 3(m)(2)(A) tip credit." Không phải bị phạt thêm. Là mất hẳn tip credit, tức phải trả đủ lương tối thiểu cho từng giờ người ta đã làm.

Nhưng tiểu bang mới là chỗ quyết định, và với phần lớn cộng đồng người Việt làm nail thì câu trả lời là không. Bảng của Bộ Lao động, bản sửa ngày 1 tháng 7 năm 2026, xếp tám nơi vào nhóm "State requires employers to pay tipped employees full state minimum wage before tips": Alaska, California, Guam, Minnesota, Montana, Nevada, Oregon và Washington. (Montana nằm ở hai bậc doanh thu; mốc 110.000 đô la đổi mức lương tối thiểu áp dụng, chứ không đổi chuyện có tip credit hay không. Cả hai bậc đều không có.) Ở những nơi đó bạn trả đủ lương tối thiểu của tiểu bang bằng tiền mặt, còn tip là phần cộng thêm của thợ, không được tính bù.

Tiền tip là của ai, và bạn tuyệt đối không được làm gì với nó#

Phần thuế ở trên là chuyện giấy tờ. Phần này là chuyện tiền của ai, và đây là câu bị kiện nhiều nhất trong nghề. Fact Sheet 15B của Bộ Lao động: "The FLSA prohibits an employer from keeping tips and from allowing a manager or supervisor to keep any portion of other employees' tips for any purpose." Chủ không được giữ tiền tip, và quản lý hay giám sát cũng không được giữ bất kỳ phần nào tiền tip của nhân viên khác, vì bất kỳ lý do gì. Cấm luôn cả việc lấy từ quỹ tip chung hay hũ tip, và "This prohibition applies whether or not the employer pays tipped employees with a tip credit", có dùng tip credit hay không cũng vậy.

Chủ đọc tới đây thường nghĩ chuyện đó nói về người khác. Không phải. Cũng tờ đó: "Business owners who own at least a bona fide 20 percent equity interest in the enterprise in which they are employed and who are actively engaged in its management also satisfy the executive duties test." Chủ sở hữu từ 20% trở lên mà có tham gia quản lý thì tính là quản lý, và "may not keep other employees' tips".

Bạn làm chủ tiệm và có làm trong tiệm thì bạn nằm trong danh sách đó.

Nếu tiệm có quỹ tip chung thì tiền không được nằm lại. Fact Sheet 15: "the employer must fully distribute any collected tips at the regular payday for the workweek", chia hết trong đúng kỳ lương của tuần đó, và nếu thật sự chưa tính ra kịp trước khi chạy lương thì chia "as soon as practicable after the regular payday". Giữ lại một phần để dành bù tuần vắng khách là không được. Quy định về ai được vào quỹ tip chung nằm ở bài tiền lương và giờ làm thêm.

Khi khách tip bằng thẻ#

Hai quy định, và tiệm hay sai cả hai. Fact Sheet 15 cho phép trừ phí quẹt thẻ: nếu công ty thẻ "charges an employer 3 percent on all sales charged to its credit service, the employer may pay the tipped employee 97 percent of the tips without violating the FLSA." Nhưng chỉ đúng bằng phí thật, không hơn: "the employer cannot reduce the amount of tips paid to the employee by any amount greater than the transactional fee charged by the credit card company, regardless of whether or not it takes a tip credit." Cắt đồng loạt 5% trên mọi tip thẻ không phải là phí, đó là giữ tiền tip trái luật.

Và không được đợi tiền về mới trả: "the amount due the employee must be paid no later than the regular pay day and may not be held while the employer is awaiting reimbursement from the credit card company." Trả chậm nhất là ngày lương, không viện cớ chờ công ty thẻ chuyển tiền.

Bộ Lao động còn dặn thêm một câu đáng nhớ: "Some states may have more protective laws regarding tips charged to credit cards which do not allow the employer to deduct credit card fees from employees' tips." Có tiểu bang cấm hẳn việc trừ phí thẻ vào tiền tip, nên hỏi tiểu bang mình trước khi trừ bất cứ đồng nào.

Tiền tip nằm ở ô nào trên W-2 và mẫu 941, và vì sao thợ của bạn cần bạn làm đúng chỗ này#

Tiền tip đã báo không nằm ở một ô. Trang khai báo tiền tip của IRS: "Tips reported to the employer by the employee must be included in Box 1 (Wages, tips, other compensation), Box 5 (Medicare wages and tips), and Box 7 (Social security tips) of the employee's Form W-2." Trên mẫu 941, dòng tương ứng là 5b, taxable social security tips.

Rồi tới phần mới, và chính phần này quyết định thợ của bạn có thật sự được hưởng khoản trừ nói ở trên hay không: "Employers must separately report the total amount of cash tips reported to the employer on Form W-2 (Box 12, code TP) and include the applicable Treasury Tipped Occupation Code(s) in Box 14b."

Mã nghề của thợ nail là 605. Danh sách nghề có tip của IRS ghi dòng đó là "605 | Manicurists and pedicurists | Clean and shape customers' fingernails and toenails; may polish or decorate nails. | Nail technician, fingernail sculptor, nail painter | 39-5092".

Bỏ trống ô 12 mã TP và ô 14b thì thợ của bạn không tự khai khoản trừ 25.000 đô la kia được. Họ sẽ nghe người ta nói, sẽ trông, rồi thấy W-2 của mình không có. Báo mã đó cho chỗ làm lương của bạn trước kỳ nộp tháng Giêng, đừng để sau.

Nộp tiền: đúng hạn quan trọng hơn bạn nghĩ#

Giữ thuế xong chưa phải là xong. Tiền đó phải nộp theo lịch, và IRS đòi nộp bằng chuyển khoản điện tử.

Bạn thuộc lịch nào#

Hai lịch, tháng và nửa tuần, và bạn không được chọn. Lịch do số thuế bạn đã khai trong một khoảng gọi là kỳ đối chiếu (lookback period) quyết định: bốn quý mà IRS ngó lại để xếp bạn, với người khai mẫu 941 thì chạy từ tháng 7 của hai năm trước tới tháng 6 của năm ngoái. Ấn phẩm 15 ghi: từ 50.000 đô la trở xuống thì nộp theo tháng, trên mức đó thì nộp theo nửa tuần.

Bạn mới mở tiệm thì khoảng đó trống trơn, và Ấn phẩm 15 trả lời thẳng: "New employers. For Form 941 filers, your tax liability for any quarter in the lookback period before you started or acquired your business is considered to be zero. Therefore, you're a monthly schedule depositor for the first calendar year of your business." Năm đầu bạn nộp theo tháng, trừ khi dính quy tắc 100.000 đô la nói ở dưới.

Còn một việc phải làm trước kỳ lương đầu chứ không phải đúng hôm đó: "You must use EFT to make all federal tax deposits." Mọi khoản nộp thuế liên bang đều phải chuyển bằng điện tử, tức phải ghi danh EFTPS, mà cái đó không xong liền vì mã PIN gửi qua bưu điện. Có EIN là ghi danh luôn.

• Theo tháng: nộp thuế của các kỳ lương trong tháng trước ngày 15 tháng sau.
• Theo nửa tuần: lương trả thứ Tư, Năm hoặc Sáu thì nộp trước thứ Tư tuần sau; lương trả thứ Bảy, Chủ nhật, thứ Hai hoặc thứ Ba thì nộp trước thứ Sáu tuần sau.

Ấn phẩm 15 có hai ngoại lệ. Thuế tích lại chạm 100.000 đô la trong một ngày thì phải nộp ngay ngày làm việc kế tiếp, dù bạn thuộc lịch nào. Ngược lại, nếu tổng thuế trên mẫu 941 của quý này hoặc quý trước dưới 2.500 đô la, và trong quý này bạn không rơi vào nghĩa vụ nộp ngay hôm sau vì tích lũy 100.000 đô la, thì Ấn phẩm 15 cho phép trả kèm tờ khai thay vì nộp theo lịch.

Nộp trễ bị phạt theo bậc#

Trước khi coi bảng phạt, coi hai đường thoát đã, vì tiệm nhỏ lỡ một kỳ nộp thường rơi đúng vào một trong hai. Ấn phẩm 15 ghi các khoản phạt này "không áp dụng nếu việc không nộp đúng cách và đúng hạn là do có lý do chính đáng chứ không phải do cố tình bỏ bê", và IRS có thể miễn phạt cho lần đầu tiên bạn phải nộp, nếu bạn sơ ý quên nộp.

Bảng phạt, tính trên số tiền nộp trễ:

• 2% nếu trễ 1 tới 5 ngày
• 5% nếu trễ 6 tới 15 ngày
• 10% nếu trễ từ 16 ngày trở lên nhưng còn trong vòng 10 ngày kể từ ngày IRS gửi giấy báo đầu tiên đòi số thuế đó, hoặc nếu trả thẳng cho IRS thay vì nộp đúng cách
• 15% cho số tiền vẫn chưa trả sau 10 ngày kể từ giấy báo đầu tiên của IRS

Còn một khoản nặng hơn nhiều. Phần thuế bạn giữ từ lương người thợ gọi là tiền quỹ ủy thác, vì đó là tiền của người ta bạn cầm hộ. Ấn phẩm 15 ghi phạt thu hồi quỹ ủy thác là 100% số thuế ủy thác chưa nộp, và nếu không thu được từ cơ sở kinh doanh thì IRS có thể áp lên từng cá nhân chịu trách nhiệm thu và nộp khoản thuế đó mà đã cố ý không làm. Tức là có thể tới chính bạn, không chỉ dừng ở cái LLC.

Mỗi quý và cuối năm: bốn tờ giấy#

• Mẫu 941, khai mỗi quý, hạn 30 tháng 4, 31 tháng 7, 31 tháng 10 và 31 tháng 1. Nếu đã nộp đủ thuế đúng hạn thì IRS cho khai trễ hơn, tới ngày 10 tháng 5, 10 tháng 8, 10 tháng 11 hoặc 10 tháng 2. Một số chủ nhận thư của IRS cho phép khai mẫu 944 mỗi năm một lần thay thế; chỉ khai 944 nếu đã nhận thông báo bằng văn bản, đừng tự chuyển.
• Mẫu 940, khai mỗi năm cho FUTA. IRS ghi phải nộp tiền FUTA của một quý nếu số thuế đến hạn trong quý đó vượt 500 đô la, hạn là cuối tháng kế sau khi quý kết thúc.
• Mẫu W-2, một tờ cho mỗi nhân viên, phải được trao cho nhân viên và nộp cho Sở An Sinh Xã Hội trước ngày 31 tháng 1. Hạn cứng, và nó tới sớm hơn người ta tưởng.
• Mẫu W-3, tờ tổng hợp đi kèm bộ W-2.

Mục 759 của IRS ghi bạn phải nộp mẫu 940 nếu trả từ 1.500 đô la tiền lương trở lên trong bất kỳ quý nào của một trong hai năm liên quan, hoặc có ít nhất một nhân viên trong ít nhất một phần của một ngày, ở 20 tuần khác nhau trở lên của một trong hai năm đó. Hai năm này dời theo từng năm khai, nên coi lại Mục 759 đúng năm của bạn (kiểm tra ngày 21 tháng 9 năm 2026).

Tờ W-2 bạn phát ra chính là tờ người thợ đọc trong bài phiếu lương và W-2. Điền sai thì họ là người phát hiện.

Bảo hiểm tai nạn lao động: luật của tiểu bang, không phải của liên bang#

Đây là chỗ bài này cố ý không cho bạn con số. Bảo hiểm tai nạn lao động cho nhân viên một tiệm tư nhân không phải là chương trình liên bang. Bộ Lao Động Hoa Kỳ viết: "Người bị thương khi làm việc cho công ty tư nhân hoặc cơ quan chính quyền tiểu bang và địa phương nên liên lạc hội đồng bảo hiểm tai nạn lao động của tiểu bang mình." Mọi câu hỏi thật sự của bạn đều là câu hỏi của tiểu bang: bao nhiêu nhân viên thì bắt buộc phải có bảo hiểm, thợ thuê ghế có tính vào con số đó không, mua qua hãng tư hay qua quỹ của tiểu bang, và không mua thì bị gì.

Không có con số chung cho cả nước, và ai đưa bạn một con số chung là đang đoán. Hỏi cơ quan bảo hiểm tai nạn lao động của tiểu bang nơi cái tiệm đứng. Phía người thợ nằm ở bài bị thương khi làm việc.

Trả tiền mặt để né thuế: chuyện gì thật sự xảy ra với chủ#

Trong nghề nail đây là rủi ro sống, không phải giả thuyết. Khi IRS kết luận một người bạn trả tiền mặt hoặc phát 1099 thật ra là nhân viên, Ấn phẩm 15 nói bạn nói chung phải chịu phần thuế an sinh xã hội, Medicare và thuế thu nhập lẽ ra phải giữ. Có cơ chế tỷ lệ giảm ở mục 3509 của luật thuế, kèm ba điều:

• Tỷ lệ tùy vào việc bạn có nộp các mẫu 1099 bắt buộc hay không. Không nộp thì cao hơn.
• Tiền thuế trả theo mục 3509 thì bạn không đòi lại được phần của người thợ. Bạn gánh.
• Tỷ lệ giảm không áp dụng nếu bạn cố ý không giữ thuế.

Trang phân loại lao động của IRS nói gọn hơn: "Nếu bạn xếp một nhân viên thành nhà thầu độc lập mà không có căn cứ hợp lý, bạn có thể phải chịu trách nhiệm về thuế lao động của người đó."

Người thợ cũng có đường đi riêng: mẫu SS-8 xin IRS xác định, hoặc mẫu 8919 để khai phần thuế chưa được giữ. Cả hai đưa hồ sơ tiệm bạn vào tầm mắt IRS, và họ không cần xin phép bạn.

Trước hết coi thử mục 530 có che cho bạn không#

Nếu tiệm lâu nay phát 1099, coi phần này trước VCSP, vì nó không tốn tiền và nó với tới được những năm đã qua. Trang phân loại lao động của IRS có mục nói về các cách được miễn trách, chỉ tới Ấn phẩm 1976, về mục 530 của Luật Thu nhập năm 1978. Nói gọn: chủ nào có căn cứ hợp lý để coi người làm là nhà thầu độc lập, đã đối xử nhất quán như vậy với nhóm đó và với mọi người làm công việc tương tự, và đã nộp đủ các mẫu 1099 cho họ, thì có thể được miễn phần thuế việc làm của những người đó. Điều kiện rất chặt và chỗ ghi điều kiện là Ấn phẩm 1976, nên đọc nó, hoặc đưa cho người làm thuế coi, trước khi kết luận là mình nợ mấy năm tiền thuế.

Khác nhau giữa hai đường: mục 530 không tốn tiền và nhìn về quá khứ, còn chương trình dưới đây tốn 10% và chỉ sửa được phần tương lai.

Nếu bạn muốn sửa lại cho đúng#

IRS có chương trình VCSP, cho chủ muốn tự nguyện xếp lại người làm thành nhân viên cho các kỳ thuế sắp tới, đổi lại được giảm một phần thuế việc làm. Theo trang của IRS:

• Nộp mẫu 8952, và IRS nói nên nộp ít nhất 120 ngày trước ngày bạn muốn bắt đầu coi họ là nhân viên
• Bạn phải đã đối xử nhất quán với nhóm người đó như nhà thầu độc lập, kể cả đã nộp đủ các mẫu 1099 trong ba năm trước
• Bạn không đủ điều kiện nếu đang bị IRS kiểm tra thuế việc làm, hoặc đang bị Bộ Lao Động hay một cơ quan tiểu bang kiểm tra về việc xếp loại lao động
• Người tham gia trả 10% số thuế việc làm lẽ ra phải đóng trên tiền công của năm thuế gần nhất, tính theo tỷ lệ giảm của mục 3509(a)

Có một cái giá không nằm trên trang của IRS, và ở nhiều tiệm chính nó quyết định. VCSP là một lá đơn: nó đưa danh sách người làm của tiệm, và cách bạn trả lương cho họ, lên giấy trắng mực đen trước một cơ quan liên bang, dưới tên bạn. Nếu trong danh sách đó có người không có quyền làm việc, thì với người đó đây không phải một thủ tục hành chánh, đây là toàn bộ câu chuyện. Biết rõ ai nằm trong danh sách trước khi ghi danh cho ai, và để những người liên quan có cơ hội đi hỏi ý kiến riêng của họ trước.

Và đọc lại điều kiện thứ ba: cửa đóng khi cuộc kiểm tra đã bắt đầu. Đây là việc làm sớm, không phải việc làm khi có thư.

Giữ hồ sơ bao lâu#

Hai luật, hai mốc, giữ theo mốc dài hơn.

• IRS, Ấn phẩm 15: "Giữ mọi hồ sơ về thuế việc làm ít nhất 4 năm." Gồm EIN, số tiền và ngày của mọi kỳ lương, tiền tip nhân viên báo, tên, địa chỉ, số an sinh xã hội và nghề của từng người, ngày làm việc, và các mẫu W-4.
• Bộ Lao Động, luật FLSA: hồ sơ lương giữ ít nhất ba năm; bảng chấm giờ, bảng tính công và bảng lương theo giờ giữ hai năm.

Bộ Lao Động đòi ghi giờ làm mỗi ngày, tổng giờ mỗi tuần, mức lương theo giờ, tiền lương giờ thường và giờ phụ trội, mọi khoản cộng trừ, tổng lương mỗi kỳ, và ngày trả lương kèm khoảng thời gian kỳ đó tính. Chưa ghi giờ thì đó là việc bắt đầu tuần này. Xem tiền lương và giờ làm thêm.

Việc cần làm tiếp theo#

1. Xin EIN trên trang IRS, miễn phí, trước khi trả lương cho ai.
2. In sẵn mẫu I-9 và W-4, để một bìa ngay quầy, điền ngay ngày đầu của người mới.
3. Báo người mới thuê cho tiểu bang trong vòng 20 ngày, sớm hơn nếu tiểu bang đòi.
4. Gọi cơ quan bảo hiểm tai nạn lao động của tiểu bang, hỏi hai câu: bao nhiêu nhân viên thì bắt buộc, và mua ở đâu.
5. Xác định bạn nộp theo tháng hay nửa tuần, rồi ghi ngày nộp vào lịch lặp lại, và đánh dấu ngày 31 tháng 1 cho mẫu W-2.
6. Nếu tiệm đang trả tiền mặt hoặc phát 1099 cho người làm như nhân viên, đọc phần VCSP ở trên và tính nước đi trước khi có thư của IRS.

Mọi bài về nghề nail nằm chung ở trang Nghề Nail.